Produtividade: como fazer mais coisas em menos tempo

O que o empreendedor pode fazer para ser mais produtivo Produtividade é um problema que muitos têm durante o dia a dia e principalmente no ambiente corporativo. É comum que as pessoas reclamem que têm pouco tempo para fazer uma quantidade muito extensa de tarefas. Isso pode acontecer com pessoas em qualquer tipo de trabalho e os empreendedores estão incluídos nisso. Para reduzir esse problema, vale aprender como o empreendedor pode fazer mais coisas em menos tempo.

Os benefícios do bom aproveitamento do tempo

Saber como aproveitar de forma eficaz o tempo que se possui é vital para que a produtividade seja alcançada. Todos têm o mesmo período: 24 horas a cada dia. No entanto, por que alguns conseguem resolver mais coisas e descansar e outros vivem trabalhando e parecendo que nada é finalizado? Porque essas 24 horas não estão sendo bem usadas. Não são necessárias grandes medidas para que o aproveitamento do tempo seja melhorado. Uma postura diferente adotada pelo empreendedor rende uma grande diferença. Conseguindo usar melhor o seu tempo, o empreendedor fica mais calmo, sem aquela sensação de sufocamento por ter inúmeras coisas acumuladas. Outros benefícios são conseguir estudar melhor o mercado e passar tempo com a família, descansando. No nosso canal do Youtube postamos um vídeo falando sobre uma dica super rápida sobre ser mais produtivo.

Longe do celular quando se acorda

Muitas pessoas já acordam usando o celular e isso é um erro. Isso acaba sendo um hábito que mal o dia começou ele já está te roubando um tempo precioso no qual você poderia estar aproveitando com sua família , ou fazendo algum esporte, meditando ,etc. Quando as pessoas começam o dia usando o celular ficam presas pelas mensagens e e-mails que precisam resolver e, exceto se for algo realmente urgente, o ideal é deixar para fazer isso quando se estiver na empresa. Ter bons momentos logo de manhã, longe do celular e dos problemas que ele traz, contribui para que o dia comece mais leve e menos conturbado.

O que é mais importante vem primeiro no dia

As diferentes tarefas da empresa não têm todas a mesma importância. Existem algumas que podem ser realizadas depois e outras que precisam ser feitas agora, inclusive por que outras dependem delas. O alcance da produtividade para o empreendedor passa pela escolha das tarefas que são mais importantes, ou seja, que devem ser realizadas com prioridade. Quando um empreendedor perde tempo com tarefas secundárias, que não são urgentes, acaba prejudicando o andamento do trabalho, porque aquelas atividades que são essenciais e que influenciam de verdade nos resultados não foram feitas. Uma forma de deixar bem claro para si o que é prioridade e o que não é: gastar alguns minutos fazendo uma lista das coisas que se precisa fazer naquele dia e dividi-las em duas colunas: prioridade e não prioridade.

Cronômetro: forma recomendada de cronometrar

Para que o tempo seja bem aproveitado, é essencial que o empreendedor não descuide dele. Por isso, o cronômetro é muito importante. Estabelecer, por exemplo, 30 minutos para realizar tal tarefa e cumprir esse tempo é essencial para a produtividade para o empreendedor. Mesmo que se passem alguns minutos, é importante não deixar de cronometrar, pois isso dá controle ao empreendedor.

Não fugir do que se tem de fazer

Quando a tarefa que o empreendedor tem de fazer não é muito agradável ou dá muito trabalho ele pode acabar enrolando. No entanto, isso prejudica demais a produtividade. É importante não fugir do que se tem de fazer. De fato, quando o empreendedor encara logo aquilo que precisa resolver fica livre logo e pode realizar outras coisas.

Evitar interrupções durante as tarefas

É importante que o empreendedor evite parar as atividades que está realizando para fazer outras. Infelizmente, isso acontece muito e por diversas razões: tanto pelo empreendedor parar deliberadamente quanto ser interrompido por funcionários. É claro que o empreendedor precisa tirar as dúvidas de quem trabalha para ele. Contudo, é importante criar algum acordo que mostre aos colaboradores quando essa interrupção está proibida, a não ser em casos urgentes.

Usar papel nas listas

Os cidadãos têm usado muito o celular e o computador para criar listas de tarefas que precisam ser realizadas. No entanto, uma boa maneira de aumentar a produtividade para o empreendedor é usando papel nessas listas. Parar para, efetivamente, escrever essas listas e deixá-las em algum lugar bem acessível, como um painel, é de grande importância para que essas tarefas sejam vistas constantemente e não sejam deixadas de lado.

Descansar é importante para manter a produtividade

Quando se fala de descansar, a ideia não é só descansar em casa, dormindo. Aqui, a questão também é descansar durante o expediente. O empreendedor, assim com os funcionários, precisam ter alguns minutos periodicamente para levantar, tomar um café, respirar outro ar, etc. Isso não significa “perder tempo”, porque as pessoas não estão trabalhando. Pelo contrário: quando isso acontece, a produtividade para o empreendedor e colaboradores é bastante aumentada porque eles voltam às tarefas com mais energia. A questão é deixar esse tempo estabelecido: se são 10 minutos, eles não podem ser ultrapassados.

Não ser escravo da tecnologia

Muita gente não consegue passar 5 minutos sem olhar no celular, facebook, whatsapp, noticias, etc. Aqui está um grande vilão da produtividade, notícias e informações que não servem para nada, só para criar dispersão e tirar as pessoas do foco. O que falar dos e-mails? O que foi criado para facilitar a vida, é atualmente o grande vilão da dispersão e da falta da produtividade. Qualquer coisa pessoa fala: me manda um e-mail que eu te respondo. Moral da história: em média as pessoas perdem 2 horas por dia por conta dos e-mails. Nos nossos treinamentos eu sempre recomendo para os donos de pequenas e médias empresas para que parem de ler e-mails e recomendo ainda que delegue essa tarefa para um assistente, de modo que o assistente leia , delete e arquive os e-mails, e avise o empreendedor somente os e-mails que devem ser lidos. Em relação a os diversos aplicativos que existem, se você sente vontade de olhar aplicativos e ter essas demais distrações pode fazê-lo durante o seu intervalo ou no horário de almoço. Fora isso, não. Importante: se a mensagem ou o e-mail for de algum assunto urgente, a resposta está liberada, mas o empreendedor precisa entender que isso é apenas em casos realmente urgentes. Mais uma opção é orientar as pessoas a ligar quando o assunto for urgente em vez de usar mensagens e e-mails.

Muito tempo para pouca coisa

É comum que as pessoas passem pela seguinte situação ou tenham visto outros passarem: uma reunião de pessoal que dura uma hora e meia, mas que poderia ter tratado da pauta em 40 minutos. Assim, por que usar esses 50 minutos a mais? Isso é fruto da má condução do tempo, o que impede a produtividade para o empreendedor. Esses 50 minutos que foram desperdiçados na reunião do exemplo poderiam ter sido empregados de maneira muito mais útil pelo empreendedor: ele poderia ter resolvido problemas, falado com clientes, pensado em novas medidas para a empresa, etc. Porém, ele “perdeu” esse tempo com algo que não foi produtivo. A lição desse exemplo é: usar o tempo do trabalho para coisas realmente necessárias. Quando o tempo é gasto com algo que não é útil, alguma tarefa que seria essencial acaba sendo preterida. Para aumentar a produtividade para o empreendedor, o tempo precisa ser empregado em coisas relevantes.

Recompensas para si mesmo

O empreendedor que deseja aumentar a sua produtividade pode pensar em maneiras de se recompensar sempre que realizar as tarefas com economia de tempo. Um exemplo: se ele gosta muito de ler notícias, pode separar 5 minutos quando acabar as suas tarefas para fazer isso. Esse é um método indicado especialmente para as pessoas que têm maiores dificuldades para se concentrar e gerir bem o tempo. Ao contrário do que alguns podem entender, esses 5 minutos não são um tempo desperdiçado. Na verdade, é um tempo bem empregado, porque ele ajuda a impulsionar todo o tempo que o empreendedor gastará realizando tarefas relevantes.

Delegar tarefas para outros funcionários

O empreendedor não pode resolver todos os problemas e isso deve ser entendido por ele e pelos funcionários. É essencial que o empreendedor tenha a iniciativa de delegar tarefas e que os funcionários tenham a responsabilidade e o compromisso de cumpri-las. Quando um empreendedor decide que resolverá tudo, ele fica sobrecarregado, prejudicando e vira o gargalo da própria empresa. Além disso, é claro que ele tem poucas chances de conseguir fazer isso, trazendo frustração. Esse não é o melhor caminho para aumentar a produtividade para o empreendedor. Para que essa distribuição de tarefas seja bem feita e deixe-o tranquilo, o empreendedor precisa conhecer os seus funcionários e saber as suas habilidades. Assim, ele saberá quais deles podem cumprir bem determinada tarefa e quais teriam melhor desempenho com outras.

Tempo demais no trabalho: corpo e mente pedem descanso

Falou-se um pouco antes que o empreendedor precisa de tempo para descansar dentro do expediente. No entanto, fora dele também. Os empreendedores que passam muitas horas na companhia e que, quando chegam em casa, continuam trabalhando, acabam não sendo produtivos. Descansar é uma recomendação expressa para aumentar a produtividade para o empreendedor e estender demais as horas na companhia não ajuda. Oito horas de expediente é um período que, se bem aproveitado, rende muito e não precisa ser aumentado.

Foco: uma tarefa por vez

Ao estabelecer que aquela tarefa será realizada naquele momento, o empreendedor não pode ficar trocando: ele precisa finalizá-la. Não é interessante começar uma atividade, parar para fazer outra, voltar àquela e continuar nesse vai e vem. Fazendo isso, o empreendedor acaba perdendo-se, deixando de lado a concentração e prejudicando a produtividade e também a qualidade das tarefas. O recomendado é que a tarefa que foi escolhida seja realizada até o final, recebendo toda a atenção e o foco do empreendedor e, só depois, outra tarefa seja começada. Outra dica sobre ser mais produtivo e ter mais resultados neste vídeo de dicas no nosso canal.

Não confiar na memória

Todas as pessoas têm várias atividades que precisam realizar no seu dia e a memória, por melhor que seja, pode trair. Assim, o empreendedor não pode confiar nela: ter anotações, calendário e agenda de compromissos é essencial para que não se esqueça de nada relevante. Um empreendedor que precisa solicitar alguns materiais, por exemplo, precisa fazer uma lista daquilo. Caso contrário, no momento de encomendar, não saberá o que está faltando e precisará, mais uma vez, ir pesquisar o que ele deveria encomendar. Esse é um tempo que se perde: uma tarefa simples acaba tornando-se complexa e demorada apenas porque o empreendedor confiou apenas em sua memória.

Pedir ajuda aos funcionários e à família

Uma pessoa que vive em sociedade não pode mudar o seu dia a dia sozinha: muitas vezes, ela precisará da ajuda de outras pessoas. Assim, é importante que o empreendedor fale com a sua família e com os seus funcionários a respeito do seu objetivo de melhorar a produtividade e peça ajuda a eles. Isso significa pedir a eles que não interrompam com coisas desnecessárias e não promovam distrações.

O que deu certo e o que não deu no processo de produtividade?

O empreendedor precisa fazer uma análise de quão produtivo ele foi naquele dia. Para isso, a cada final de expediente, ele deve olhar a lista de tarefas que tinha pela manhã e observar o que ele conseguiu fazer e o que não foi feito. Essa análise é essencial porque mostrará a ele se a sua produtividade está mesmo aumentando ou se ele precisa ter mais foco.

No outro dia, o esforço continua

A produtividade para o empreendedor não é conseguida apenas em um dia: isso é algo que exige esforço constante, já que as distrações vêm todos os dias. A cada dia, o empreendedor precisa decidir que será produtivo e que realizará mais tarefas em menos tempo. O empreendedor não deve esquecer-se de que fazer mais tarefas em menos tempo não significa fazer tarefas mal feitas. Neste processo de construção de produtividade, a qualidade não pode ser abandonada. É esse o desafio do empreendedor: realizar um trabalho bom, em menos tempo e sem tornar-se uma pessoa fechada para o mundo.]]>