Ciclo PDCA: o que é, etapas e como funciona a ferramenta de gestão 

O ciclo PDCA é um dos conceitos e ações mais utilizados para quem está começando um projeto e quer criar um planejamento estratégico bem definido.   Mas, você sabe do que se trata? Ele é desenvolvido por meio de várias etapas, por isso, continue lendo e entenda mais sobre como funciona e comece a aplicá-lo em sua empresa.  

O que é PDCA?

Ele é um método apresentado aos japoneses durante a década de 50 por Edwards Deming, porém, aprimorado por Walter Shewhart.   A sigla PCDA é um acrônimo para quatro estágios de um processo de melhoria, que é composto de:

• Plan - Planejar;
• Check - Verificar;
• Do - Fazer;
• Act - Agir.

Cada um desses termos é parte de processos que devem ser instalados para implementar e solucionar eventuais problemas da empresa.   No Brasil, ganhou espaço durante os anos 80 com Vincente Falconi, fundador da consultoria Falconi e um dos maiores gestores de nosso país.  

Qual é o principal objetivo do ciclo PDCA?

De uma maneira geral, ele é uma ferramenta utilizada para o controle de qualidade dos produtos e processos de uma empresa.   Assim, evita-se erros no resultado esperado, além de amenizar processos e eventuais dificuldades no trajeto.   As etapas ficam muito mais efetivas, econômicos - tanto pelo tempo ou valor monetário.  

Quando usar ciclo PDCA?

O método pode ser usado sempre que a companhia sentir que precisa instalar novas melhorias dentro dos procedimentos.   Ele é usado com foco principal em buscar a solução para um impeditivo, onde geralmente já aconteceu mais de uma vez, porém, ainda não foi encontrada uma mudança certeira.   Esse ciclo é uma análise mais aprofundada do que deve ser feito, quais são as possíveis soluções e técnicas efetivas do procedimento.   Ademais, ele também pode ser usado para identificar os pontos de fraqueza de um negócio, mesmo que ainda não tenha surtido efeitos negativos.   É indicado que seja efetuado de tempos em tempos nos setores ou questões pontuais, assim, se tem uma visão mais abrangente do que deve ser feito.  

Quais as etapas do ciclo PDCA?

Quer começar a aplica as etapas do ciclo PDCA, porém, não sabe como? Confira abaixo!    

Etapa 1: Planejar

Primeiramente, é preciso traçar a meta que a companhia deseja alcançar ou qual o problema que deseja-se resolver.   Assim, deve-se decidir qual será o indicador usado para medir os resultados durante a ação do projeto, mensurando o sucesso ou falha.   Ademais, é aqui que a equipe responsável e metodologia também deve ser selecionada e definidas as quatro etapas do planejamento:

• Identificação do problema;
• Observação da questão;
• Análise;
• Colocar o plano em ação.

 

Etapa 2: Fazer

Depois de definir mais sobre a primeira etapa, é o momento de agir! Aqui, é preciso seguir todas as análises e técnicas criadas, praticando para que ideia final seja alcançada.   Nesse momento, é preciso seguir todos os prazos definidos e realizar o acompanhamento por meio dos indicadores selecionados.   Assim, sempre de olho nos relatórios se tem mais informações sobre a ideia e o que precisa de ajustes, de cuidados ou de novos rumos.   Por isso, é essencial que a equipe esteja sempre alinhada e em contato sobre os passos que serão tomados.  

Etapa 3: Verificar

Aqui, é o momento de analisar precisamente tudo o que se teve de efeito e mudança até o momento.   Essa etapa não deve ser efetivada apenas na conclusão do ciclo, na verdade, deve-se aplicar na finalização de cada etapa.   Assim, têm-se um melhor acompanhamento de quais pontos precisam ser alinhados ou redesenhados.   Se os resultados esperados não sejam aqueles que foram traçados, é preciso parar e verificar qual a mudança necessária.  

Etapa 4: Agir

Depois dos passos anteriores, é o momento de assim, inserir todos os planos em que se chegou a conclusão, visando melhorias e correções.   Aqui vale a pena destacar que mesmo aquele projeto que parece o mais perfeito de todos, sempre terá pontos que podem ser modificados e alinhados.   Depois de começar essas mudanças no dia a dia de sua companhia, é preciso iniciar o ciclo PCDA novamente, onde acontecem melhorias constantes.   Após finalizar todas as fases anteriores, é preciso:

• Padronizar: tudo aquilo que foi aprovado e surtiu efeito, deve ser padronizado para que seja repetido futuramente;
• Conclusão: faça um "fechamento" de tudo o que foi aprendido, do desempenho da equipe, das estratégias criadas e dos resultados atingidos.

Exemplo de planilha do ciclo PDCA

Uma boa dica para visualizar o ciclo PCDA com mais facilidade é a criação de uma planilha, economizando tempo e recursos.   Você pode usar programas como o Excel ou o Google Drive. Siga o exemplo abaixo:   [table id=4 /]   O método é um dos mais usados por quem quer confiabilidade e facilidade na execução dentro das empresas.   Isso acontece pela maior facilidade de visualização dos passos, ações e resultados esperados.  

Como potencializar o PCDA

Para ter mais sucesso na aplicação desse ciclo, é preciso ter alguns fatores prévios. Confira quais são eles:

• Liderança: ter líderes inspirados para guiar uma organização é um dos primeiros passos para aumentar a produtividade, retenção de talentos e engajamento com a equipe, além de ser um grande diferencial para o controle e aplicação do PCDA;
• Conhecimento técnico: uma equipe com maior experiência é um ponto positivo no método, principalmente pela maior abrangência dos processos, metodologias e soluções necessárias;
• Aprendizado aplicado: por fim, a maior consciência sobre o que deve ser aplicado é um dos pontos positivos para maior conversão de sucesso do PCDA.

Agora que você já sabe mais sobre como funciona o ciclo do PCDA, não deixe de aplicá-lo em sua empresa, você com certeza verá os resultados quanto menos esperar.   Gostou desse conteúdo? Comente abaixo quais são os efeitos em sua companhia, além de compartilhar com outros comandantes que podem estar precisando.   Acompanhe o Blog da Empresa Autogerenciável e acesse nossas redes sociais para continuar a aprender gratuitamente dicas para a administração do seu negócio!